아래는 기업 이메일 백업의 법적 요건 준수와 중요성을 보여 주고 있습니다.

실제로 많은 중소중견기업이 개인 이메일 또는 그룹웨어를 사용함으로써 기업 차원에서 백업이 되지 않아

법적 문제가 제기되었을 때 담당자의 퇴사 및 이메일 이력이 없음으로써 증빙 자료의 부족과 이에 따른

법적 대응이 되지 않아 실제 많은 피해를 입고 있습니다. 

 

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기업 이메일 관리 중요성 (심재석 기자 기자 2010.10.11 13:17:37) 

 [디지털데일리 심재석기자] 지난 4월 영국 유명 석유회사의 석유시추시설에서 폭발사고가 일어났다. 

 사상 유례없는 대규모의 피해가 발생했다. 이 석유 회사는 이 사건으로 존폐의 위기까지 맞을 정도로 대형 사고였다. 

 

 그런데 이 사건의 불똥이 국내 한 중공업 회사까지 튀었다. 이 중공업 회사가 건조해 해양시추업체에 제공한 시설을 이 석유회사가 임대해 사용했던 것. 

 

 석유회사는 10년 전 공급한 시추선에 문제가 있다고 문제를 제기했고, 소송 대상에 포함시켰다. 

 

 소송에 들어가면 이 중공업 회사는 이번 사고에 자사의 책임이 없음을 증명해야 한다. 계약이 어떻게 맺어져 있는지, 계약대로 AS는 진행됐는지 면밀히 분석하고 대응해야 한다. 

 

 이를 위해 필수요건은 증거이다. 10년 전의 계약서와 10년 동안의 AS현황 등에 대한 자료를 보유하고 있어야 한다. 만약 이 자료를 보관하지 않았거나 어디에 뒀는지 찾지 못할 경우 소송에서 승리할 가능성은 없다고 봐야 한다. 

 

 아마 이 자료들은 이메일 서버 어딘가에 있을 가능성이 높다. 고객사와의 계약 및 AS과정의 커뮤니케이션 과정이 대부분 이메일로 진행됐을 것이다. 현대 기업경영 환경에서 기업내외부적으로 가장 많은 정보를 주고 받는 창구가 이메일이기 때문이다. 

 

특히, 임종인 교수는 “삼성전자, 하이닉스 등의 기업들이 e-메일 Compliance 위반으로 국제적인 소송에서 15억불에 달하는 배상금 지급 판결을 받은 것을 본보기로 삼아, 자기방어 아카이빙, 특히 e-메일 아카이빙에 있어 진정성, 무결성, 신뢰성을 확보해 규제를 만족시키는 아카이빙으로 승화시켜야 한다”며 “국내 기업들의 글로벌 진출이 늘어나고 있는 현 시점에서 e-메일 아카이빙은 필수”라고 강조했다. 

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